Con el ritmo actual que llevamos en el trabajo parece que ser una persona multitarea pueda ser una característica profesional favorecedora: escribir un correo mientras hablas por teléfono, pasar de hacer un presupuesto para contestar el chat con un cliente, atender una información que te pasa un compañero cuando estás haciendo una reparación en una máquina, etc.. Estas situaciones se pueden dar muy a menudo en diferentes ocupaciones, pero se están agudizando en los profesionales del conocimiento que se manejan con diferentes entradas de información que deben atender, más que en personal con tareas más repetitivas que responden ante una demanda concreta.
Si vemos la definición de multitarea desde el diccionario de la RAE, se refiere a un concepto del ámbito informático “sistema que puede ejecutar varios programas o varias tareas de manera concurrente”.
Nos hemos apropiado de este concepto para las personas y el funcionamiento del cerebro no es así: no puede hacer dos cosas a la vez, más bien no puede atender a dos cosas a la vez. Lo que hacemos realmente es cambiar de una tarea a otra de manera muy rápida. Y hay veces que es solo toma una décima de segundo pero ya está suponiendo un esfuerzo mental, una carga psicológica y repercute en la productividad de la persona.
Este concepto de multitarea no tiene tanta relevancia si lo que hacemos son tareas rutinarias o hábitos, por ejemplo, estar hojeando una web, una revista o moviéndose por Instagram, ya que si podemos hacer dos cosas a la vez si las dos son rutinarias, que no requieren las dos mucha atención en su ejecución. Además añadamos que nuestro cuerpo cumple con sus funciones fisio-biológicas para sobrevivir del sistema nervioso vegetativo sobre las que no tenemos control voluntario (respirar, actividad cardíaca, hacer la digestión, sudoración, etc.) y que, por supuesto, nuestro cerebro sigue dando órdenes mientras estamos ocupados/as en el trabajo.
David Meyer, profesor de psicología en la Universidad de Michigan afirma de sus investigaciones que pueden compartirse tareas que no requieren los mismo recursos, por ejemplo, doblar la ropa y escuchar un informe meteorológico en la radio sin demasiados problemas. Una vez que las tareas se complican, ya se producen interferencias entre ellas y habrá que reducir la velocidad o se cometerán errores. (Estudios sobre conducción y envío de mensajería escrita).
Cuando cambiamos de actividad, hacemos que el cerebro pase por dos etapas de gasto de energía:
- Decisión de cambiar de tarea
- Adaptarte al nuevo contexto o reglas; centrar la atención.
Un ejemplo de ello es las veces que consultamos la mensajería en el móvil o el correo. Los estudios muestran que la mayoría de las personas no pueden pasar más de 6 minutos sin verificar su mensajería, por ejemplo su correo electrónico (Peor aún, el 35,5% de los/as trabajadores/as revisan su correo electrónico y su mensajería instantánea cada 3 minutos o menos). Y lo malo de esto es que lo vemos «normal», e incluso confundimos ser colaborativos o resolutivos si estamos con una predisposición activa, atendiendo todo los inputs el 100% de la jornada de trabajo (o más).
Esta dinámica de ir saltando de tarea en tarea, además de llevarnos a errores y utilizar más tiempo, se está demostrando que, nos afecta a nuestra memoria de trabajo (datos que nos hacen falta para hacer algo) gasta las reservas de energía de la mente, hay menos posibilidad para ser creativos o digerir nuevas ideas ya que la mente necesita espacio, no nos deja estar en estado de flujo siendo que este estado es el que nos hace ser realmente más productivos. Como competencia profesional no es lo mismo ser «multitarea» que ser «polivalente».
¿Qué hacemos entonces si nos hemos visto reflejados en esta acción de multitarea que no es beneficiosa? Podríamos ver varios consejos, pero vamos a centrarnos en el principal que es: Concentrarse en una tarea cada vez, y con ello ahorraremos tiempo y mejoraremos la calidad. Para favorecer esta concentración:
- Identifica los momentos en los que se da esta coincidencia de tareas.
- Elige lo que corresponde hacer en ese momento como acción principal: enfocar y decir que «no» a lo que nos interfiere.
- Márcate límites en tus tareas y comunícalo a su entorno, por ejemplo para contestar correos o para atender consultas de otras personas.
- Reserva un tiempo en tu agenda del día para ese trabajo “enfocado” (puede ser tan corto como 15-20 minutos o tan largo como 90 minutos).
- Practica un estilo de comunicación “a ráfagas” con el equipo: momentos de intercambio con las demás personas y momentos de trabajo en privado.
- Crea un espacio físico de trabajo que favorezca en cada momento: espacios abiertos para compartir y espacios privados para aislarse.
- Alterna trabajo y descanso tanto físico como mental.
Con esto no se solucionan todos los problemas, pero ya tenemos algo para empezar. Como conclusión yo diría que se trata de disminuir la velocidad para poder hacer más. Según cuentan los historiadores, el emperador romano Augusto le decía a sus ayudantes: “Apresúrate lentamente”.
Enlaces con más información:
- Por qué los humanos son malos en la multitarea.
- ¡Que no te engañen! Tener un perfil multitarea no es tan bueno como crees
- Cambiar de una tarea a otra es contraproducente: cuanto más lo haces, peor se te da.
Aquí podéis escucharme hablando de ello en el programa SER EMPRENDEDOR en Radio Alcoy-Cadena Ser
